Intelligente und einfache Online-Software für mehr Komfort

Sehr intuitiv und simpel zu bedienen - für jeden, unabhängig von Buchhaltungs- oder Computerkenntnissen

Problemlose Abrechnung vom Angebot bis zur Umsatzsteuererklärung

Ihre Buchhaltung ist immer verfügbar und immer bei Ihnen. Machen Sie Ihr Leben viel einfacher und produktiver. Sparen Sie Zeit für das, was wirklich wichtig ist: Wachstum Ihres Geschäfts!

Schöne, professionelle Angebote, die mit eigenen Produkten und Dienstleistungen erstellt und mit nur wenigen Klicks digital gesendet wurden. Beinhaltet digitale Signatur, Anhänge und mehr.

In Ihrem eigenen Design

Erstellen Sie Ihre Angebote mit Ihrem eigenen Logo und in Ihrem eigenen Design. Oder wählen Sie eine der vielen Layoutvorlagen für ein professionelles Auftreten.

Ein schönes, professionelles Angebot ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Ihr Angebot muss dem Kunden sofort einen guten Eindruck vermitteln. Mit dem Rechnungsprogramm von Invoice Office können Sie Ihre Angebote ganz einfach mit Ihrem eigenen Logo und Ihrer Corporate Identity erstellen. Sie können auch die im Angebot angegebenen Daten auswählen und nach Ihren Wünschen anordnen.

Schöne Angebotsvorlagen
Im Rechnungsprogramm stehen Ihnen außerdem mehrere stilvolle Angebotsvorlagen zur Verfügung, die Sie als Grundlage für Ihr Angebotsdesign verwenden können. Das Anpassen einer Angebotsvorlage ist so einfach wie in Ihrem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm. Wenn Sie keine Lösung finden, helfen wir Ihnen persönlich bei der Erstellung des perfekten Angebots.

Anschreiben & Anhänge

Verwenden Sie für einen optimalen Effekt ein zusätzliches, personalisiertes Angebotsschreiben und / oder ein schönes Deckblatt. Markant und effektiv!

Ein Angebotsschreiben ist ein Begleitschreiben zu Ihrem Angebot. Das Erstellen eines Angebots in Berichtsform mit dem Preisvorschlag auf Seite 1 ist Standard. Sie können sich mit einem Angebotsschreiben auszeichnen. Dies gibt den richtigen Ton an, stellt Ihren Vorschlag vor und macht Ihr Angebot persönlich. Schließlich sind Sie (normalerweise) nicht allein, wenn Sie ein Angebot einreichen. Mit der Rechnungssoftware von Invoice Office erhöhen Sie Ihre Chance, einen Zuschlag zu bekommen
Sehen Sie sich hier eine Angebotsvorlage mit Deckblatt und Anschreiben an.

Digitale Unterschrift

Dank der mitgelieferten digitalen Signatur zur Genehmigung haben Sie eine größere Akzeptanzchance und können schneller zur Lieferung übergehen.

Wenn Sie ein Angebot senden, können Sie festlegen, dass der Empfänger das Angebot online annehmen und mit einer digitalen Signatur signieren kann. Ihr Kunde erhält dann eine E-Mail mit der Option, das Angebot online anzuzeigen und direkt online anzunehmen.
Eine digitale Signatur beschleunigt den Prozess erheblich und erhöht auch Ihre Akzeptanzchance.
Wenn Ihr Kunde das Angebot online unterschrieben hat, werden Sie sofort benachrichtigt und können loslegen. Im Abrechnungsprogramm hat sich der Angebotsstatus automatisch in "Akzeptiert" geändert. Sie können den Status Ihrer Angebote immer in einer übersichtlichen Übersicht sehen.

Mit Anhängen

Senden Sie Ihre Angebote digital einschließlich Anhängen wie Lieferbedingungen, Preislisten, Broschüren oder Bildern.

Mit der Abrechnungssoftware von Invoice Office können Sie mehrere Anhänge mit Ihren Angeboten senden. Ein gut lesbares Angebot ist der Grund, warum Sie Details wie Produktspezifikationen usw. in einen Anhang aufnehmen. Es ist auch häufig üblich, Ihre Lieferbedingungen als Angebotsanhänge zu senden. Berücksichtigen Sie aber auch andere Informationen, die Sie mit Ihrem Angebot senden möchten, z.B.:
  • Umfangreiche Produktspezifikationen und Produkteigenschaften
  • Technische Beschreibungen, Zeichnungen und Modelle
  • Berechnungen und Tabellenkalkulationen
  • Unternehmensbroschüre und Ordner
  • Preislisten
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen, Verkaufsbedingungen und Lieferbedingungen
  • In wenigen Schritten können Sie eine Rechnung erstellen, die ganz Ihren eigenen Wünschen entspricht. Sie entscheiden, wie es aussieht und was darauf steht. Und der gesamte Abrechnungsprozess wird dann bequem automatisiert.

    Stilvolle und professionelle Rechnungsstellung

    Bereiten Sie Ihre Rechnungen in Ihrem eigenen Design für ein professionelles Auftreten vor. Wir helfen mit einer großen Auswahl an Layoutvorlagen und Layouteinstellungen.

    Von Ihnen gesendete Rechnungen müssen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, klar und korrekt sein, aber auch gut aussehen. Mit dem Buchhaltungsprogramm von Invoice Office können Sie Ihre Rechnungen nach Ihren eigenen Wünschen mit Ihrem eigenen Logo und Ihrer Corporate Identity gestalten. Ihre Rechnungen werden aber auch superschnell erstellt.
    Mit wenigen Klicks wählen Sie den Kunden aus, geben die Rechnungszeilen ein und fertig. Das Rechnungsprogramm stellt die korrekte Rechnungsnummerierung sicher. Die Mehrwertsteuer, die Gesamtbeträge und etwaige Rabatte werden für Sie berechnet. Daher ist Ihre Rechnung immer korrekt.
    Sie können die Rechnung mit einem Klick per E-Mail, per Post oder einfacher Rechnungsstellung (UBL-Rechnungen) versenden. Nach dem Versand wird die Rechnung sofort in Ihrer gesamten Buchhaltung verarbeitet. Auf diese Weise wissen Sie immer, wie hoch Ihr Umsatz ist und wie viel Mehrwertsteuer Sie zahlen müssen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Rechnung mit Invoice Office finden Sie hier.

    Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen

    Dank Statusbenachrichtigungen und praktischer Dashboard-Übersicht immer pünktlich die richtige Aktion. Und stellen Sie automatische Erinnerungen für noch mehr Komfort ein.

    Im Rechnungsprogramm von Invoice Office haben Sie immer eine aktuelle Übersicht über den Status Ihrer Rechnungen mit einer Echtzeitübersicht über Ihren Umsatz, die ausstehenden Beträge und abgelaufenen Rechnungen.
    Sie werden automatisch von der Abrechnungssoftware benachrichtigt, wenn Ihre Kunden mit einer Zahlung zu spät kommen. Sie können Erinnerungen mit einem Klick senden. Sie können Ihre Erinnerungen aber auch automatisch senden, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten wird. Wenn Sie nicht wollen müssen Sie sich um nichts kümmern.

    Periodische Rechnungen

    Erstellen und senden Sie Ihre Rechnungen automatisch zum gewünschten Zeitpunkt ohne daran denken zu müssen. Pro Monat, pro Jahr oder wählen Sie selbst.

    Für einige Produkte und Dienstleistungen möchten Sie in der Lage sein, Ihren Kunden regelmäßig Rechnungen zu senden. Beispielsweise; monatliche Miete, wöchentliche Kurse oder ein Jahresabonnement.
    Das manuelle Erstellen von Rechnungen für jeden Zeitraum ist zeitaufwändig und erhöht das Fehlerrisiko. Aus diesem Grund ist es hilfreich, diese Rechnungen als periodische Rechnungen zu erstellen.
    Mit dem Buchhaltungsprogramm von InvoiceOffice können Ihre regelmäßigen Rechnungen automatisch zu den von Ihnen angegebenen Zeiten erstellt werden. Sie müssen diese dann nur noch senden. Wenn Sie sich darüber keine Gedanken machen möchten, können Sie die Rechnung sogar automatisch an Ihren Kunden senden.
    Sie können für eine periodische Rechnung festlegen, mit welcher Häufigkeit Sie die Rechnung erstellen möchten, z. B. wöchentlich, monatlich oder jedes Jahr. Sie können auch angeben, wie oft eine Rechnung maximal erstellt werden muss oder bis zu einem ausgewählten Enddatum.

      Online-Zahlungslink

    Erhalten Sie Ihr Geld schneller über eine auf Ihrer Rechnung und in der Rechnungs-E-Mail enthaltene Online-Zahlungsanforderung.

    Nichts ist ärgerlicher als auf Ihr Geld zu warten. Mit dem Rechnungsprogramm von InvoiceOffice werden Ihre Rechnungen so gestaltet, dass Sie schneller bezahlt werden. Ihre Kunden können Ihre Rechnungen direkt über ihr Handy, iDeal oder PayPal bezahlen.
    In der Rechnungs-E-Mail und im PDF-Dokument der Rechnung wird ein Link hinzugefügt, auf den der Kunde klicken kann, um die Zahlung direkt online vorzunehmen. Um eine Online-Zahlungsmethode für Ihre Rechnungen anzubieten, müssen Sie mit einem Zahlungsdienstleister wie Mollie zusammenarbeiten.
    Untersuchungen haben ergeben, dass sich die durchschnittliche Zahlungsdauer einer Rechnung verringert, wenn Ihre Kunden die Möglichkeit haben, die Rechnung online zu bezahlen.
     
     

    Mehr als 18.000 Unternehmer sind Ihnen vorausgegangen

     

    Alle Kaufrechnungen, Quittungen und Bankgeschäfte werden schnell gebucht und bearbeitet. Unterwegs, zu Hause und im Büro. Wenn alle Kosten auf diese Weise aktualisiert werden, ist Ihre Verwaltung immer auf dem neuesten Stand und Ihre Umsatzsteuererklärung ist für Sie bereit.

    Belege und Rechnungen einbuchen

    Alle Ihre Kaufrechnungen und Quittungen können in kürzester Zeit einfach gebucht und bearbeitet werden. Verlieren Sie niemals eine Quittung und behalten Sie Ihre Zahlungen und Ausgaben immer im Griff.

    Die Buchung von Belegen und Kaufrechnungen ist mit dem Buchhaltungsprogramm von Invoice Office superschnell. Wenn Sie Ihrer Verwaltung sofort eingehende Rechnungen und Quittungen hinzufügen, verlieren Sie nie wieder ein wichtiges Dokument und Ihre Buchhaltung ist immer auf dem neuesten Stand. Sie digitalisieren alle eingehenden Dokumente in kürzester Zeit. Unterwegs, zu Hause und im Büro, indem Sie sie sofort per E-Mail an Ihren eigenen Posteingang weiterleiten, um sie zu verarbeiten, sobald Sie wieder online sind.
    Weitere Informationen zum Verwalten aller Kosten mit InvoiceOffice finden Sie hier.

      Hochladen und Verarbeiten von Banküberweisungen

    Durch Verknüpfen Ihres Bankkontos und Laden Ihrer Transaktion können Sie sofort sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden, und Ihre Kostenverwaltung abschließen.

    Die Buchhaltung bei Invoice Office beginnt mit dem Importieren von Gutschriften und Lastschriften über einen automatischen Banklink oder eine MT940-Datei, die Sie aus Ihrem Internetbanking herunterladen können. Wir unterstützen die MT940-Dateien aller deutschen Geschäftsbankkonten.
    Sie können diese geladenen Kontoauszüge dann verarbeiten, indem Sie sie mit Ausgabenkategorien und zugehörigen Rechnungen und Zahlungen verknüpfen. Unser kostenloses Buchhaltungsprogramm denkt mit und Sie haben Ihre Kosten in kürzester Zeit aktualisiert.
    Wenn Sie Ihr Bankkonto mit einem automatischen Link verknüpfen, müssen Sie den Link nur einmal herstellen, und dann werden alle neuen Gutschriften und Belastungen automatisch in das Rechnungsprogramm eingelesen.

    Umsatzsteuererklärung bereits für Sie berechnet

    Nachdem Ihre Einnahmen und Ausgaben verarbeitet wurden, berechnen wir alles und Ihre Umsatzsteuererklärung wird automatisch für Sie ausgefüllt.

    Mit dem Rechnungsprogramm von Invoice Office ist Ihre Umsatzsteuererklärung in wenigen Minuten erledigt. Wir berechnen die Umsatzsteuer für Sie und füllen die Umsatzsteuererklärung automatisch auf der Grundlage aller eingegebenen Einnahmen und Ausgaben aus. Auf diese Weise wissen Sie immer, wie viel Mehrwertsteuer Sie erhalten und was Sie bezahlen müssen, lange bevor Sie das Finanzamt bezahlen müssen. So müssen Sie nie wieder auf Ihren Buchhalter warten und werden nie wieder überrascht. Damit schläft es sich auch viel besser.
    Für die Umsatzsteuererklärung müssen Sie nur die Beträge, die für Sie im Buchhaltungsprogramm bereitstehen, kopieren und eins zu eins auf das Online-Steuerformular übertragen. Fertig!

    Gewinn- und Verlustrechnung & Berichte

    Behalten Sie immer einen klaren Überblick über Ihre finanzielle Situation und die Leistung Ihres Unternehmens. Mit klaren Berichten, die Ihnen das Leben einfacher machen.

    Invoice Office bietet verschiedene Berichte, die automatisch mit jeder von Ihnen gesendeten Rechnung und jeder Änderung in Ihrer Verwaltung aktualisiert werden. Sie können immer sofort sehen, wie es Ihnen finanziell geht, und am Ende des Jahres gibt es keine bösen Überraschungen mehr.
    Ihre Gewinn- und Verlustrechnung wird auch in übersichtlicher grafischer Form in Ihrem Dashboard angezeigt. Unter den Berichten finden Sie ausführlichere Berichte zu all Ihren Kunden, Produkten und Dokumenten. Auf diese Weise haben Sie immer die Kontrolle über Ihr Unternehmen.

    Lassen Sie Ihren Buchhalter einen Blick darauf werfen
    Bitten Sie Ihren Buchhalter oder Berater, sich Ihre Buchhaltung anzusehen. Mit einem Gastkonto können Sie jemandem freien Zugriff auf die Abrechnungssoftware gewähren und er / sie kann Ihre Unterlagen mit schreibgeschützten Rechten ansehen.

    Intelligente Verwaltungssoftware, die für Sie mitdenkt! Sparen Sie sofort Zeit und Geld indem Sie die täglichen Betriebsprozesse automatisieren. Nützliche Werkzeuge, um Ihnen das Leben als Unternehmer zu erleichtern.

    Zeiterfassung & Projektmanagement

    Zeiterfassung und Projektmanagement perfekt für Freiberufler und auch für Teams. Einfache digitale Arbeitsblätter und Timer-Funktion, wo immer Sie sind.

    Viele Unternehmen arbeiten in und mit Projekten und können es nicht vermeiden, die geleisteten Arbeitsstunden und den Projektstatus im Auge zu behalten. Das Verfolgen der geleisteten Arbeitszeit wird niemals eine Lieblingsbeschäftigung sein, aber das Abrechnungsprogramm von InvoiceOffice erstellt Zeiterfassung viel schneller und einfacher.
    Unsere Software bietet eine einfache, übersichtliche Projektmanagementfunktion, die mit der Zeiterfassung verknüpft ist und in der Sie die Projektplanung und das Budget verfolgen können.
    Arbeitsaufträge, die direkt online vom Kunden unterzeichnet wurden
    Einfache, digitale Arbeitszeittabellen, die direkt online vom Arbeitgeber genehmigt werden, machen den Zeiterfassungssprozess sehr einfach und effizient. Nach dem Ausfüllen Ihrer Arbeitszeittabelle können Sie die Stundenübersicht mit einem Klick an den Kunden senden, der die geleisteten Stunden direkt online mit einer digitalen Unterschrift genehmigen kann.
    Mit einem Klick von der Arbeitszeittabelle zur Rechnung
    Die Zeiterfassung ist nahtlos mit unserem Rechnungsmodul verknüpft. Mit einem Klick können Sie Ihre genehmigten Stunden in eine Rechnung umwandeln und senden.
    Weitere Informationen zur Verwaltung der Arbeitsstunden mit dem Buchhaltungsprogramm von InvoiceOffice finden Sie hier.

    Bestellbestätigungen & Packzettel

    Erweitern Sie Ihr Angebot oder Ihre Rechnung mit einem Klick um eine Auftragsbestätigung und / oder einen Packzettel. Arbeiten Sie im täglichen Betrieb intelligenter und einfacher.

    Auftragsbestätigungen
    Für viele Unternehmer sind Auftragsbestätigungen als Schritt im Lieferprozess nützlich, für Webshops jedoch sogar obligatorisch. Mit unserem Rechnungsprogramm können Sie einfach Auftragsbestätigungen aus einem vorhandenen Angebot oder einer Rechnung erstellen oder einfach mit nur wenigen Klicks erstellen. Dann auch digital direkt an den Kunden gesendet.
    Packzettel
    Packzettel sind wichtige Dokumente sowohl für den Unternehmer, der die Produkte oder Dienstleistungen liefert, als auch für den Empfänger, da sie angeben, was geliefert wurde. Die Lieferung kann anhand des Packzettels überprüft werden. Mit der Abrechnungssoftware von Invoice Office erstellen Sie einen Packzettel direkt aus einem vorhandenen Dokument wie einer Rechnung oder einer Auftragsbestätigung. Oder schnell und in wenigen einfachen Schritten zusammen geklickt.

    Preislisten & Ergebnisberechnung

    Arbeiten Sie mit mehreren Preislisten für verschiedene Kundengruppen. Die Gewinnspanne wird für Sie mit jedem Angebot und jeder Rechnung berechnet, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

    Gewinnspanne berechnet auf Angeboten und Rechnungen
    Beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten ist es hilfreich, sofort zu sehen, wie hoch die berechnete Gewinnspanne auf dem von Ihnen erstellten Dokument ist. Einschließlich Rabatte. Mit unserem Buchhaltungsprogramm wissen Sie immer genau, was Sie bei einem Angebot oder einer Rechnung übrig haben. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Verluste und erhalten eine optimale Gewinnspanne.


    Arbeiten mit mehreren Preislisten

    Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Preisen und Kundengruppen? Mit dem Rechnungsprogramm von InvoiceOffice können Sie verschiedene Preislisten für dieselbe Produktliste erstellen und angeben, welche Preisliste pro Kunde oder Kundengruppe gilt. Bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen werden immer die richtigen Preise auf dem Dokument angezeigt, das dem jeweiligen Kunden entspricht.

    Bestandsverwaltung

    Nie wieder ausverkauft! Behalten Sie den Überblick über Ihren Lagerbestand und erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung, wenn Sie Ihre eigenen Schwellenwerte erreichen.

    Eine effektive Bestandsverwaltung kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Verkauf und dem Verlust eines Verkaufs an den Wettbewerber bedeuten. Unsere Software verfügt außerdem über ein einfaches Bestandsverwaltungsprogramm, mit dem Sie die Bestandsmenge optimieren und darüber informieren können, was zur Aufrechterhaltung des Bestands bestellt werden muss.

    Im Buchhaltungsprogramm von Invoice Office können Sie festlegen, wie das Inventar belastet werden soll (z. B. beim Senden einer Rechnung oder Auftragsbestätigung) und bei welchem Lagerbestand das System Ihnen eine Benachrichtigung zum erneuten Kauf senden muss.
    Die Bestandsvorgangshistorie kann auch hilfreich sein, um festzustellen, mit welchen Bestellungen und Rechnungen der Bestand wann belastet wurde.

     

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