Rechnungsvorlage

Alle Anforderungen, die Ihre Rechnungen erfüllen müssen. Im Handumdrehen gemacht!

Eine Beispielrechnung von Invoice Office

Haben Sie gerade als Freiberufler oder Kleinunternehmer angefangen und müssen Ihre erste Rechnung vorbereiten? Es ist nicht immer klar, was auf Rechnungen stehen soll und was nicht. Für Unternehmer ist es wichtig, dass Sie dies in Ordnung haben, da Rechnungen sicherstellen, dass Geld eingeht. Mit einer klaren Rechnung wirken Sie professionell und werden nicht überrascht, wenn wichtige Informationen fehlen. Sie können online eine Rechnung erstellen oder eine Beispielrechnung verwenden, die von einer Online-Abrechnungssoftware wie Invoice Office erstellt wird. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen anhand mehrerer Rechnungsbeispiele, wie dieses Finanzdokument mit den korrekten Angaben aussieht. Und wir erklären die Regeln, die eine Rechnung erfüllen muss.

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Alle Rechnungsanforderungen der Reihe nach

Seitens der Steuerbehörden müssen Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen. Wenn Sie eine Dienstleistung oder ein Produkt verkaufen, müssen Sie eine Rechnung vorlegen, die alle grundlegenden Informationen enthält. Dies schließt Transparenz gegenüber dem Verbraucher ein. Nachfolgend finden Sie alle Rechnungsanforderungen der Reihe nach.

  • Die Rechnung muss eine eindeutige Seriennummer haben
  • Eine Beschreibung der Dienstleistungen oder Waren
  • Die Anzahl der gelieferten Waren oder Dienstleistungen (in Einheiten angeben)
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Nummer der Handelskammer
  • Geben Sie auch die vollständige (!) Adresse des Käufers und des Unternehmens an
  • Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, und das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden (oder das Datum der Vorauszahlung)
  • Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag und der von Ihnen angewandte Mehrwertsteuersatz. Auch der Mehrwertsteuerbetrag, den Sie ohne Mehrwertsteuer berechnen
  • Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen liefern, geben Sie separate Beträge ein und geben Sie gegebenenfalls auch den Preis pro Einheit an

Eine Beispielrechnung für Freiberufler und Unternehmen

Hier finden Sie eine Beispielrechnung, wie sie in Invoice Office erstellt werden kann. Mit dem Rechnungsprogramm stehen Ihnen mehrere Rechnungsbeispiele mit allen Rechnungsdetails zur Verfügung. Sie müssen nur Ihre eigenen Informationen hinzufügen und haben Ihre erste professionelle Rechnung erstellt und gesendet innerhalb einer Minute. Alle Rechnungsformatierungswünsche sind möglich. Die Software führt alle Berechnungen für Sie durch und Sie können sicher sein, dass Ihre Rechnung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Eine mit der Software erstellte Rechnungen ist sehr professionell und spart Ihnen viel Zeit im Vergleich zum manuellen Erstellen Ihrer Rechnungen in Word oder Excel.

Wenn Sie sich die Beispielrechnung ansehen möchten, laden Sie die folgende Datei herunter.

Laden Sie hier die Beispielrechnung als PDF herunter

Musterrechnung mit Firmenlogo und Hintergrundbild

Ein Beispiel für eine Rechnung mit einem Hintergrundbild ist hier dargestellt. Die Verwendung Ihres Firmenlogos und eines Hintergrundbilds gehören zu den Standardoptionen für die Rechnungsformatierung von Invoice Office. Wenn Sie gegenüber Ihren Kunden professionell auftreten möchten, ist ein schönes Layout auf jeden Fall zu empfehlen. Mit nur wenigen Klicks können Sie in der Software eine schöne Beispielrechnung mit Ihrem eigenen Logo und den Firmenfarben erstellen.

Sie können auch die Position der Rechnungsdaten auf dem Dokument bestimmen. Sie können die gesamte Rechnung nach Ihrem Geschmack gestalten, auch welche Daten angezeigt werden und welche nicht. Welche Rechnungsdaten Sie auf Ihren Rechnungen anzeigen, hängt davon ab, was für Ihr eigenes Unternehmen gilt.

Beispiel einer Rechnung mit Firmendetails oben

Die häufigste Position Ihrer Unternehmensdaten auf der Rechnung befindet sich unten im Dokument in der Fußzeile oder oben rechts, wie in der Beispielrechnung rechts gezeigt. Mit Invoiceoffice können Sie auswählen, wo Sie Ihre Adresse und Kontaktdaten auf der Rechnung vermerken möchten. Der einzige Faktor, der dies bestimmt, ist Ihre eigene Präferenz. Finden Sie heraus, welche Position für Ihre Rechnung am besten geeignet ist. Beispiele für Rechnungen mit den Daten finden Sie oben und unten auf dieser Seite.

Einführungs- und Schlusstexte auf der Rechnung: In diesem Rechnungsbeispiel sehen Sie auch die Verwendung und den Einführungstext. Wenn Sie eine Begrüßung oder zusätzliche Informationen hinzufügen möchten, können Sie sowohl einen Einführungs- als auch einen Schlusstext auf der Rechnung anzeigen. Dies kann sehr nützlich sein, um den Rechnungsinhalt zu klären oder den Kunden über Angebote oder andere Mitteilungen zu informieren.

Rechnungsbeispiel mit Lieferadresse

Es kommt häufig vor, dass Sie eine Rechnung für eine Bestellung senden möchten, die an eine andere Adresse geliefert wird. Rechts sehen Sie ein Rechnungsbeispiel mit einer Lieferadresse. Es muss deutlich angegeben werden, welche Adresse die Rechnungsadresse und Lieferadresse ist. In Invoice Office können Sie mehrere Lieferadressen pro Kunde speichern und mit einem Klick die Adresse auf der Rechnung hinzufügen. Ein Beispiel für eine Rechnung mit einer Lieferadresse ist ein Webshop mit Bestellungen. Bestellungen von einer Zentrale, die an verschiedene Standorte geliefert werden müssen.

Liefertermin: In der Regel möchten Sie auch den Liefertermin der Ware angeben. Hierfür können Sie das Lieferdatum in Invoice Office verwenden. Dies verhindert Fragen und Unklarheiten des Kunden.

Rechnungsbeispiel mit Spezifikation und Referenz

Häufig verwendete zusätzliche, nicht obligatorische Informationen auf der Rechnung sind die Spezifikations- und Referenztextfelder. Mit Invoice Office können Sie die Spezifikation und Referenz ein- oder ausschalten und frei bestimmen, wie Sie diese Felder ausfüllen. Ein gutes Beispiel ist eine Werkstatt oder eine Autofirma, die die Zulassungsnummer des behandelten Autos auf der Rechnung angeben möchte. Das Spezifikations- oder Referenzfeld ist dafür perfekt. Sie können auch den Namen (das Etikett) aller auf der Rechnung angezeigten Felder nach Ihren Wünschen ändern. In diesem Fall können Sie den Namen "Referenz" in "Nummernschild" ändern. Es gibt unzählige Anwendungen für diese praktischen Textfelder. Und Invoice Office bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Felder und Texte auf der Rechnung mit Ihrer eigenen Wortwahl zu benennen.

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