Schreiben Sie die Rechnung online mit Invoice Office

Das manuelle Schreiben einer Rechnung nimmt viel Zeit in Anspruch. Sie können ein Word- oder Excel-Dokument verwenden, dies ist jedoch fehleranfällig und langsam. Glücklicherweise können Sie mit unserer Rechnungserstellsoftware kostenlos online Rechnungen schreiben. Innerhalb einer Minute können Sie Ihre erste professionell formatierte und gestaltete Rechnung schreiben und senden. Unsere Abrechnungssoftware ist sehr einfach zu bedienen, auch wenn Sie noch nie eine Rechnung geschrieben haben. Als Freiberufler oder KMU ist dies eine ideale Lösung. Starten Sie sofort und finden Sie selbst heraus, wie einfach die Abrechnung sein kann.

Was sollte auf einer Rechnung stehen?

Der Inhalt der Rechnung enthält eine Kombination aus obligatorischen Informationen und Daten, die Sie selbst hinzufügen können. Wichtig ist, dass Sie eine Rechnung schreiben, die klar ist, aber auch eine gute Visitenkarte für Ihr Unternehmen ist. Die folgenden Daten sind am häufigsten:

Obligatorische Rechnungsinformationen:
  1. Eigene Unternehmensinformationen: Logischerweise gibt die Rechnung an, von wem die Rechnung stammt. Neben Ihrer Adresse und anderen Kontaktdaten sollten Sie auch Ihre Handelskammernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontonummer angeben.
  2. Adresse des Kunden: Der Name und die Adresse des Kunden müssen ebenfalls deutlich auf der Rechnung angegeben werden. Sie können auch eine Kontaktperson hinzufügen, um noch deutlicher anzugeben, wer die Rechnung erhalten soll.
  3. Rechnungstitel: Ein klarer Hinweis darauf, dass es sich bei dem Dokument um eine Rechnung handelt, verhindert Verwirrung. Das Wort "Rechnung" muss deutlich und gut lesbar oben auf der Rechnung stehen.
  4. Rechnungsnummer: Eine Rechnung muss immer eine Rechnungsnummer haben. Sie können eine Rechnungsnummer nur einmal verwenden und die Nummern müssen aufsteigend sein.
  5. Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt und gesendet wurde, ist wichtig für die Zahlungsfrist und auch für Ihre Umsatzsteuererklärung.
  6. Rechnungsinhalt: Hier finden Sie die gelieferten Dienstleistungen und Produkte. Es wird pro Zeile angegeben: den Namen des Produkts, die Anzahl der gelieferten Produkte, den Preis pro Stück, den Mehrwertsteuersatz und den Gesamtbetrag. Es kann auch zusätzliche Informationen geben, die hier zu erwähnen sind, z. B. Datum oder Einheit.
  7. Gesamtbeträge: Die Gesamtbeträge werden unter den Rechnungszeilen angezeigt. Dies ist der berechnete Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer, die Mehrwertsteuerbeträge und schließlich der Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer
Empfohlene Rechnungsinformationen
  1. Zahlungsfrist und Fälligkeitsdatum:Wenn Sie pünktlich bezahlt werden möchten, ist es ratsam, die Zahlungsfrist Ihrer Lieferbedingungen anzugeben. Das Ablaufdatum verhindert Verzögerungen seitens des Kunden.
  2. Zahlungsbedingungen: Hier geben Sie an, wie der Kunde die Rechnung bezahlen soll. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um eine Aufforderung, beim Bezahlen eine Rechnungsnummer und eine eindeutige Kontonummer hinzuzufügen.
  3. Kundennummer: Wenn Sie mehr als Dutzende von Kunden haben, ist es hilfreich, Kunden mit einer Kundennummer identifizieren zu können. Wenn Sie dies auf der Rechnung erwähnen, kann dies die Kommunikation mit Ihren Kunden verbessern.
  4. Spezifikation: Mit einem eindeutigen Spezifikationscode oder Text haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit, die Rechnung, den Kunden oder die Lieferung besser zu identifizieren. Zum Beispiel die Zulassungsnummer, wenn Sie eine Autofirma sind.
  5. Einführungs- und Schlusstext: Wenn Sie dem Kunden danken oder der Rechnung zusätzliche Informationen hinzufügen möchten, können Sie einen Text über oder unter den Rechnungszeilen verwenden.
  6. Firmenlogo: Natürlich möchten Sie auch, dass Ihre Rechnungen nach Ihrem eigenen Hausstil erstellt werden. Dies beginnt mit Ihrem Firmenlogo, aber mit der Rechnungsabrechnungssoftware stehen Ihnen auch mehrere flexible Layoutoptionen zur Verfügung.

Neben diesen Rechnungsdetails gibt es auch andere Möglichkeiten, den Inhalt Ihrer Rechnung nach Ihren Wünschen zu ordnen. Wie die Positionierung der Daten sowie die Farbe und den Stil. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die zusätzlichen Optionen beim Schreiben einer Rechnung.

Alles, was Sie zum Schreiben Ihrer Rechnungen benötigen

Alle Rechnungsstellungsanforderungen und -funktionen im Zusammenhang mit dem Schreiben einer Rechnung sind im Rechnungsstellungsprogramm von Invoice Office verfügbar. Nicht nur, um Ihre Rechnungen zu schreiben und zu senden, sondern auch, um den Zahlungsstatus, abgelaufene Rechnungen und die Erstellung von Erinnerungen und Kreditrechnungen zu verfolgen. Möchten Sie einfacher online eine Rechnung schreiben? Im Folgenden finden Sie auch eine Liste einiger Funktionen, die die Software enthält:

  • Die Unternehmensdaten finden Sie auf der Rechnung an der richtigen Stelle
  • Alle Rechnungsanforderungen der Steuerbehörden (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelskammer-Nummer usw.)
  • Passen Sie an Ihren eigenen Hausstil an (Logo, Schriftart usw.)
  • Überprüfen Sie, ob eine per E-Mail gesendete Rechnung geöffnet wurde
  • Zahlungserinnerungen senden
  • Unterstützung für alle Währungen
  • Direkte Online-Zahlungsfunktion, damit Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden
  • Neben Rechnungen können Sie auch problemlos Lieferscheine , Angebote , Auftragsbestätigungen und Gutschriften
  • Sicherung aller Rechnungen

Senden Sie eine Rechnung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu senden. Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Per E-Mail senden: Hiermit wird die Rechnung digital als PDF-Datei in einer E-Mail an den Kunden gesendet. Heute ist dies die häufigste Methode, um eine Rechnung online zu senden.

  • Per Post senden: Das Senden einer Papierkopie einer Rechnung ist heutzutage nicht nicht üblich. Möglicherweise haben Sie jedoch Kunden, die dies noch fordern

  • Persönliche Lieferung: Dies ist natürlich eine außergewöhnliche Alternative. Sie können die Rechnung jedoch weiterhin persönlich an den Kunden ausstellen.
  • Rechnung per E-Mail senden

    Mit der Rechnungssoftware von Invoice Office können Sie Rechnungen direkt per E-Mail versenden. Sie können auch sehen, wann die E-Mail mit der Rechnung vom Kunden gesehen und geöffnet wurde. Und wenn die E-Mail mit der Rechnung nicht richtig ankommt, werden Sie sofort durch eine Benachrichtigung informiert. Auf diese Weise behalten Sie immer einen Überblick über Ihren Abrechnungsprozess.

    Natürlich können Sie den Inhalt der E-Mail selbst bestimmen. Und wenn Sie die E-Mail senden, können Sie angeben, wer die Rechnung erhalten soll und wer eine Kopie der E-Mail (CC) erhalten soll. Wenn Sie möchten, dass Sie selbst oder eine andere Person automatisch eine Blindkopie (BCC) erhält, können Sie diese auch in den E-Mail-Einstellungen auswählen. Hier können Sie auch angeben, ob Sie eine Nachricht erhalten möchten, wenn die E-Mail vom Kunden empfangen und / oder geöffnet wurde.

    Schreiben Sie eine Rechnung mit Ihrem eigenen Hausstil.

    Mit unserer einfachen Rechnungssoftware können Sie online Rechnungen schreiben, die ganz Ihrem eigenen Stil entsprechen. Die leistungsstarke Dokumententwurfsfunktion enthält zahlreiche Formatierungseinstellungen, mit denen Sie den Inhalt und den Stil der Rechnung selbst festlegen können.

  • Logo und Hintergrund: Sie können sowohl Ihr Firmenlogo als auch Ihr Hintergrundbild in die Software hochladen und auf Ihrer Rechnung platzieren.

  • Positionierung: Sie können die verschiedenen Elemente Ihrer Rechnung genau an die gewünschte Stelle ziehen.

  • Daten ein- oder ausblenden: Sie können auswählen, welche Daten auf der Rechnung angezeigt werden. Sie können alles nach Belieben ein- oder ausblenden.
  • Beispielrechnung

    Möchten Sie mehr Inspiration für eine Rechnung? Sehen Sie sich diese Beispielrechnung an. Diese Rechnung wird mit den Standardeinstellungen von Invoiceoffice erstellt. Das Rechnungsprogramm bietet aber auch eine Vielzahl von Rechnungsvorlagen mit professionellem Layout. Probieren Sie die Software selbst aus und schreiben Sie Ihre erste Rechnung innerhalb einer Minute völlig kostenlos. Weitere Beispielrechnungen finden Sie auf unserer Rechnungsbeispielseite.

    Die Beispielrechnung enthält einen Einführungs- und Abschlusstext, Produktlinien, Adressen, Rechnungsnummern und mehr. Das Schreiben einer Rechnung ist mit Invoice Office sehr einfach und in kürzester Zeit erledigt.

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    Unsere Rechnungssoftware bietet verschiedene Funktionen und Optionen. Auf diese Weise können Sie schnell Rechnungen, Gutschriften, Zahlungserinnerungen und Packzettel erstellen und senden, während Sie alle Ihre Projektstunden in der Software verfolgen können.

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