Der deutlichste Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Pro-forma-Rechnung besteht darin, dass es sich um eine inoffizielle Rechnung handelt. Der Spediteur und das Versanddatum sind auf der Pro-forma-Rechnung nicht angegeben. Sie können diese Rechnung beispielsweise verwenden, um den Import oder Export von Produkten oder Waren in der richtigen Reihenfolge durchzuführen, indem Sie die Zolldokumente arrangieren. Sie erhalten häufig sofort nach Annahme des Angebots eine Pro-forma-Rechnung. Der Lieferant wird Sie höchstwahrscheinlich auffordern, eine Vorauszahlung zu leisten, bevor Sie mit der Lieferung fortfahren. Diese Rechnung wird häufig bei internationalen Transaktionen verwendet, auf deren Grundlage Lizenzen für den Import und Export erworben werden können. Dies ist nicht für alle Länder erforderlich.
Die Pro-Forma-Rechnung ist keine offizielle Rechnung, daher müssen Sie diese nicht bezahlen und nehmen sie nicht in Ihre Verwaltung auf. Nachdem Sie die Pro-Forma-Rechnung bezahlt haben, erhalten Sie die echte Rechnung. Sie müssen dies in Ihre Buchhaltung einbeziehen und können damit die Mehrwertsteuer abziehen. Oben auf der Pro-Forma-Rechnung steht, dass es sich um eine solche Rechnung handelt, da der Titel "Pro-Forma" enthält.
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